व्यवस्थापन प्रणालीमा फाइलको सिर्जना र अभिलेख व्यवस्थापनसँगै टाँसिएर आउने गर्छ । कार्यालयको कार्यसम्पादनको सिलसिलामा चिठीपत्रको आदानप्रदान, विभिन्न डकुमेन्ट कागजपत्रहरूको सिर्जना, तथ्यांकको संकलन विश्लेषण तथा निर्णय प्रक्रियामा प्रासांगिक विभिन्न कागजपत्र फाइलमा संलग्न गर्दा अभिलेख सिर्जना हुन्छन् । यस्ता, अभिलेख प्रशासनिक अभिलेखका रूपमा मानिन्छन् । नियमित रूपमा संकलन हुने प्रशासनिक अभिलेख तत्समय सूचना (रियल टाइम डाटा) हुन् । तथ्यांकीय परिभाषामा यस्ता अभिलेखलाई बृहत् अभिलेख (बिग डाटा) भन्न थालिएको छ । अभिलेखको संरक्षण भनेको इतिहासको संरक्षण हो प्रमाणको संरक्षण हो । सबै अभिलेख कागजपत्र (डकुमेन्ट) भविष्यका लागि नजिर र प्रमाणका रूपमा महŒवपूर्ण हुने भएकाले संरक्षण आवश्यक र महŒवपूर्ण हुन्छ ।

सार्वजनिक डकुमेन्ट कागजपत्र पानी, आगो, कीटपतंग र चोरी हुनबाट जोगाउन सुरुका दिनहरूमा पोको बनाएर राख्ने लथालिंगे पाराले कोच्ने थन्क्याउने काम गरियो । बिस्तारै फाइल बनाउने, फाइलका कागजपत्र नै सिलसिलेवार नम्बर दिने मिलाएर भौगोलिक क्षेत्र, जिल्ला पालिका वडा तथा विषयगत क्षेत्र छुट्याएर दराजका तखतामा अनुक्रमाणिका बनाएर राख्ने काम हुँदै आयो ।

अभिलेख राम्रोसँग राख्न नसक्दा खोजेका बेलामा नपाउने, नष्ट हुने र चोरी हुने अवस्था सिर्जना भएको जगजाहेर नै छ । अभिलेख समयमा नपाउँदा त्यसको सोझो प्रभाव निर्णय प्रक्रियामा पर्ने र त्यसले संगठनको प्रभाकारिता र सेवाग्राहीलाई प्रवाह गरिने सेवाको गुणस्तरीयता, छिटोपना तथा कम लागतमा सार्वजनिक सेवा पाउने सुविधामा बाधा पु¥याउने गरेको पाइन्छ ।

सार्वजनिक कार्यालयमा सबै प्रकारका निर्णय प्रायशः टिप्पणी उठाएर गर्ने गरिन्छ । निर्णय प्रक्रियामा एउटै शाखा महाशाखा मात्र संलग्न नभई अन्य विभिन्न शाखा महाशाखा जस्तो कि स्टाफ एजेन्सीहरू लेखा, कानुन तथा सरोकार राख्ने शाखाहरूको राय लिने गरिन्छ । निर्णय प्रक्रियाको अंग पु¥याएर निर्णय गर्दा निर्णय गुणस्तरीय बन्ने र कार्यान्वयन योग्य हुने गर्छ । सबै निर्णय प्रक्रिया सोझो, सरल र सहज हुने गर्दैनन् । निर्णय वातावरण निश्चित हुँदा निर्णय गर्न बाधा पुग्दैन ।

यसबेला सबै सूचना उपलव्ध भएका हुन्छन् र निर्णयको परिणाम पनि आंकलन गर्न सकिन्छ । जोखिमपूर्ण वा अनिश्चित निर्णय वातावरणमा पर्याप्त सूचना नपाउने र निर्णयको परिणाम पनि प्रक्षेपण गर्न नसक्दा निर्णय विवादित हुने र अदालतमा पुग्ने भएकाले निर्णयकर्ता निर्णय गर्न हच्कने, पन्छने वा ढिलो गर्ने प्रवृति विकास भएर गयो । भौतिक रूपमा फाइल राख्ने र पुनप्रयोग गर्ने काम सकसपूर्ण रहेको छ । पुराना डकुमेन्ट खोजेर त्यसको आधारमा कुनै निर्णय गर्नु परेमा सहज हुँदैन । निर्णय प्रक्रिया ढिलो हुने हुन्छ जसले गर्दा सार्वजनिक संगठनप्रति नागरिकको विश्वास उठन जान्छ ।

कम्प्युटर प्रणालीको विकाससँगै सार्वजनिक निकायमा अभिलेख राख्ने र फाइलिङ गर्ने पद्धतिमा आमूल परिवर्तन आएको छ । अभिलेखहरूको डिजिटलाइज्ड गरी डिजिटलाइज्ड रूपमा माइक्रो फिल्म, डिस्केट हुँदै पेन ड्राइभ, कम्प्युटर ल्यापटपको हार्डडिस्क, क्लाउडमा आधारित फोल्डर तथा अन्य भण्डारमा संरक्षित गर्न थालियो । यसले फाइलको सुरक्षा गर्ने मात्र नभएर खोजेका बेलामा कुनै पनि समय, कुनै पनि ठाउँमा एकैपटक सजिलै पाउने सुविधा प्राप्त भएको छ । अभिलेख सुरक्षा गर्न मात्र ठूलो जनशक्ति संलग्न गराउनुपर्ने र ठूलाठूला भौतिक निर्माण गर्नुपर्ने अवस्था समाप्त भएर गएको छ ।

सूचनाको सहज पहुँचले निर्णय प्रक्रियामा पाइने अनिश्चिततालाई घटाएको छ र समग्र प्रशासन प्रणालीको प्रभावकारितामा अभिवृद्धि गर्न पुगेको छ । नागरिक तथा सेवाग्राहीलाई डिजिटल रूपमा नेटवर्कमा आधारित सेवा प्रवाह गर्न सूचनामा आधारित निर्णय गर्न सहज भएको छ । कुनै विषयमा निर्णयका लागि उठाइएको फाइलको पाइलापाइला (स्टेप स्टेप)मा खोज (ट्र्याक) गर्न र भण्डारणमा राखेको फाइल खोजेका बेलामा तत्काल प्राप्त गर्न फाइल खोज प्रणाली (फाइल ट्र्याक प्रणाली) प्रयोगमा आएको छ ।

कम्प्युटर प्रणालीमा आधारित अफिस अटोमेसनसँगै कागजविहीन कार्यालयको सोच र अभ्यास बढ्दै जाँदा कागजपत्र र फाइलको डिजिटलाइज्ड गर्ने, भण्डारण र प्राप्त गर्ने प्रणालीको सुरुवात भयो । फाइल ट्र्याक प्रणाली एक कम्प्युटर आधारित सफ्टवेर प्रणाली हो ।

भण्डारणमा राखेको निर्णय फाइल खोजेका बेलामा तत्काल प्राप्त गर्न फाइल खोज प्रणाली प्रयोगमा आएको हो

यसको मुख्य उद्देश्य संगठनमा बनेका फाइल डकुमेन्ट, तस्बिर, भिडियो कम्प्युटरमा सुरक्षित रूपमा डिजिटाइज्ड रूपमा भण्डारण गर्न, सुरक्षा गर्ने कार्यसम्पादनको समय बचाउने, कर्मचारीको कार्यबोझ मापन गर्ने, नेटवर्कको माध्यम सूचना सेयर गर्ने र खाजेका बेलामा फाइल डकुमेन्ट प्राप्त गर्नु हो । यस प्रणालीमा फाइल कुनै पनि समयमा हेर्न सकिन्छ ।

सेवाग्राहीका सूचना सुरक्षित हुन्छन् । फाइलहरू आधिकारिक व्यक्तिको निगरानीमा हुन्छन् । त्यसमाथि डाटा सुरक्षाका लागि डाटालाई इन्क्रिप्ट (गुप्त) गर्ने, डाटा ब्याकअप राख्ने र डाटामाथिको पहुँच (अनधिकृतलाई निषेध)लाई व्यवस्थित गर्ने गरिन्छ । सूचना कम्प्युटरमा बनाइएका ठेगानामा फाइलमा राखिएका हुन्छन् । त्यस्ता अलगअलग एडे«स दिएर अलगअलग फोल्डरमा राखिएका फाइल प्राप्त गर्न र प्रयोग गर्न सजिलै सकिन्छ । यस प्रणालीले तथ्यांकको विरोधाभास, असंगत र असुरक्षालाई हटाएको छ भने निर्णय प्रक्रिया सहज, शीघ्र र गुणस्तरीय बनाएको छ । यस प्रणालीका दोषमा महँगो, हरेक पटक नयाँ सफ्टवेयर चलाउन जान्नुपर्ने बाध्यता, डाटा भण्डारण गर्न धेरै नाम दिनुपर्ने कारण जटिल र फाइल अपलोड गर्न ढिलो हुँदा पूरै प्रणाली चौपट हुने हुन्छ । साथै यस प्रणालीमा कम्प्युटरमा फाइल खोज्दाखोज्दै हराइने जटिलता, डाटा हराउने र डाटाको असुरक्षा गम्भीर समस्याका रूपमा लिने गरिन्छ ।

फाइल ट्र्याक प्रणालीको सञ्चालन कम्प्युटर बेस्ड हुन्छ । यसमा वारकोड (क्विक रेस्पोन्स कोड) र आरएफआईडी (रेडियो फ्रिक्वेन्सी आइडेन्टिफिकेसन) प्रणाली प्रयोग गरिन्छ । फाइल कहाँ छ भन्ने जान्न हरेक डकुमेन्ट र फाइललाई अलगअलग बार कोड दिने गरिन्छ । काम गर्दा स्टयान्र्डड अपरेटिङ प्रोसिडयुअर प्रयोग गरिन्छ । डिजिटल हस्ताक्षर प्रयोग हुन्छ । फाइल भित्रिएको र बाहिरिएको स्पष्ट जानकारी हुन्छ ।

हरेक तहमा फाइलसँग जिम्मेवार कर्मचारीको डिजिटल परिचय र फाइलको कोड स्क्यान गरिन्छ । स्क्यान गरेपछि फाइल रेर्कड हुन्छ । जसले ट्र्याक गर्न सजिलो हुन्छ । फाइल ट्र्याक प्रणालीमा कुन हाकिमको टेबलमा फाइल रोकिएको छ, कति दिनदेखि रोकिएको छ पत्ता लाग्छ । यसकारण कर्मचारीमा जानाजान फाइल रोक्ने प्रवृति हटेर शीघ्र निर्णय हुने वातावरण बन्न जान्छ । यस प्रणालीबाट फाइलसँग सम्बद्ध कर्मचारीको पहिचान हुने, कारण फाइलको हिफाजतमा पनि लापर्बाही हुन पाउँदैन ।

आजभन्दा झन्डै १५÷१६ वर्ष अगाडि म सूचना तथा सञ्चार मन्त्रालय सरुवा भएर जाँदा सचिव लिलामणि पौडेल थिए । मन्त्रालयमा फाइल ट्र्याकिङ प्रणाली सुरु भएको छ । दर्ता भएदेखि नै पत्र तथा उठेदेखि नै टिप्पणी फाइल डिजिटलाइज्ड हुन्थ्यो । फाइल वा पत्र जहाँजहाँ जान्थ्यो पत्र बुझ्ने कर्मचारीले पहिले इन्ट्री गर्नुपथ्र्यो र तोकिएको अधिकारीले तोकिएको समयमा पत्र वा फाइल आफ्नो तहबाट सम्पादन गरी माथिल्लो तहमा पठाउनुपथ्र्यो । सचिवले सबै आफ्नो कम्प्युटरबाट मनिटरिङ गर्ने व्यवस्था थियो । कसैकोमा फाइल तोकिएको समयभन्दा बढी समय रोकियो भने जवाफ दिनुपथ्र्याे । हामीले त्यो प्रणालीमा अभ्यस्त हुन स्वःतालिम प्राप्त गरेका थियौं । विस्तारै सिक्दै काम सुचारु भइरहेका थिए । सचिवको सरुवा प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषदको कार्यालयमा भयो । हेर्दा हेर्दै प्रणाली बन्द भयो, कामै नलाग्ने गरी ।

सुशासन ऐन, २०६४ र नियमावली २०६५ को दुहाइ दिँदै नेपालमा एकपटक कार्यसम्पादन सम्झौताको बाढी आयो । वेस्टमिनिस्टर प्रणालीको हाम्रो मन्त्रिपरिषदमा प्रधानमन्त्रीले पनि आफ्ना मिनिस्टरसँग कार्य सम्पादन सम्झौता गरे । मन्त्रीले सचिवसँग कार्यसम्पादन सम्झौता गरे । सचिवले विभागीय प्रमुख र परियोजना प्रमुखसँग सम्झौता गरे । सम्झौता गरेको पर्सिपल्ट मन्त्री बदलिए । सचिव सरुवा भए । परियोजना प्रमुख बदलिए । कार्यसम्पादन सम्झौता टुहुरो बन्यो । स्थानीय सरकारका लागि डोनर फन्डेड स्थानीय सरकार संस्थागत स्वमूल्यांकन (लिजा) ल्याइएको छ । जसमा कार्यसम्पादन करार गरेको छ भने अंक पाउने र स्थानीय सरकारको सफलता मापन गरिने प्रावधानले पालिकाको मेयर वा अध्यक्ष र प्रमुख प्रशासकीय अधिकृतबीच कार्यसम्पादन करार हुने गरेको छ । अन्य सार्वजनिक निकायमा भने नभएसरह नै छ ।

त्यसैगरी हेलो सरकार आयो करायो सेलायो । म प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषदको कार्यालयमा रहँदा सरकारका नीतिनिर्माण प्रक्रिया प्रभावकारी बनाउने भनेर तत्कालीन मुख्य सचिव भोजराज घिमिरेको सक्रियतामा पोलिसी सर्कल बन्यो । प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषदको कार्यालयमा बनेको पोलिसी सर्कल मन्त्री र सचिवहरूले सहन सकेनन् । अप्रभावकारी भएको टुलुटुलु हेरेर हामी बस्यौं । अहिले फाइल ट्र्याकिङ प्रणाली सुरु गरिएको छ । अभिलेख व्यवस्थापन र कार्य सम्पादनमा शीघ्रता ल्याउने प्रणाली आवश्यक छ । हाम्रो प्रशासन प्रणालीमा कुनै पनि राम्रो प्रणाली स्थायी बन्ने चलन नभएको र परिवर्तन प्रतिरोध गर्ने समूहको वोलवाला चल्ने गरेको पाइन्छ । प्रधानमन्त्री, मन्त्री, वा मुख्य सचिव, सचिव वा प्रमुख प्रशासकीय अधिकृत परिवर्तन भएसँगै कार्यसम्पादन करार वा हेलो सरकार वा पोलिसी सर्कलझंै यो प्रणाली पनि टुहुरो नहोस् ।

The post फाइल ट्र्याकिङ प्रणाली appeared first on राजधानी राष्ट्रिय दैनिक (लोकप्रिय राष्ट्रिय दैनिक)-RajdhaniDaily.com - Online Nepali News Portal-Latest Nepali Online News portal of Nepali Polities, economics, news, top stories, national, international, politics, sports, business, finance, entertainment, photo-gallery, audio, video and more....

Source : https://rajdhanidaily.com/id/101842/